Om rollen
Tjänsten är uppdelad i tre huvudsakliga ansvarsområden:
Del 1 – Backoffice
Du ansvarar för stödjande och koordinerande uppgifter för hela organisationen:
- kontorsansvar Linköping
- koordinera praktiska insatser mellan kontor och personal
- en av redaktörerna på intranätet
- kommunikatör för sociala media
- stöd vid marknadsinsatser
- stöd för kvalitet- och miljöarbete
- administrativa delar för bilar, system mm
Del 2 – Leveransuppgifter
Du stöttar leveransen och säkerställer kvalitet i administrativa flöden:
- Licensrapportering – beställning, uppföljning och rapportering
- Fakturahantering – avstämningar, korrigeringar och uppföljning av leverantörsfakturor
- Skapa fakturaunderlag för vidarefakturering
- Avstämning mot projekt och installationer
- Uppföljning av tjänster såsom domän- och certifikatförnyelser
- Avtalshantering – nya och förändrade avtal, nya kunder, uppsägningar, användningsavstämning, krediteringar och kundfrågor
- Orderhantering – avstämning inför fakturering, löpande installationer samt underlag
- Förändringsägare – vid signering lägga upp förändringar i TOPdesk kopplat till avtal och projekt (DC, ISP, Cyber, Hybrid m.fl.), samla in och sammanställa information från tidigare leverantörer, följa upp aktiviteter och licensbehov samt planera och schemalägga utförande i dialog med kund
Del 3 – Säljassistent
Du fungerar som ett nära stöd till säljorganisationen:
- Lagerhantering
- Koordinering av inköp, kunder och leverantör i mindre projekt
- Avstämning av kundavtal i förhållande till fakturering
- Skapa ärenden till leverans från signerade offerter
- Inbjudningar till event och webbinarier samt riktade kampanjer till befintliga kunder
- Säkerställa korrekta kontaktuppgifter i Visma och kundregister
- Bevaka och koordinera inkommande ärenden via infomail
Vem är du?
Dina styrkor:
- strukturerad och utvecklingsfokuserad
- självgående med stort ansvarstagande
- flexibel och trivs i en samordnande roll
- serviceinriktad och god kommunikativ förmåga
- lagspelare som värderar goda relationer internt och externt
- Office 365 som självklart dagligt verktyg
- Innehar körkort
Erfarenhet av samordnande arbete inom ekonomi och/eller IT är meriterande.
Vi erbjuder
Hos UCS IT Solutions blir du en del av ett engagerat och kunnigt team i en växande organisation. Här får du en varierad roll med stort ansvar och möjlighet att påverka hur arbetet struktureras och utvecklas.
Låter det som din nästa utmaning?
Välkommen med din ansökan!
