Vår Integritetspolicy beskriver hur UCS IT Solutions behandlar personuppgifter i samband med vår webbplats, kamerabevakning vid sajt, kund- och leverantörsrelationer, marknadsföring, kommunikation och andra externa kontakter och intressenter.

Vår Personuppgiftspolicy beskriver hur vi som arbetsgivare behandlar personuppgifter inom arbetsgivar- och uppdragsgivarrelationer, exempelvis vid anställning, personaladministration och hantering av konsulter, praktikanter och arbetssökande.

Så här behandlar vi personuppgifter

Anpassad användarupplevelse

Vi anpassar användarupplevelsen och kommunikationen till din kundrelation och vi använder personuppgifter för detta ändamål. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter för detta ändamål är vårt berättigade intresse.

Försäljning och marknadsföring

Vi använder personuppgifter i samband med försäljning och marknadsföring av våra produkter och tjänster, till exempel genom att du får e-post från oss. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter för detta ändamål är vårt berättigade intresse. Du har möjlighet att reservera dig från delar av denna behandling genom att till exempel reservera dig från att få e-post från oss.

Systemövervakning, felsökning m.m.

Vi övervakar våra system för fel och problem. En del av dessa processer innebär lagring och behandling av personuppgifter. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter för detta ändamål är vårt berättigade intresse.

Säkerhet, avslöjande av bedrägeri och kriminell verksamhet

Vi behandlar personuppgifter i vårt arbete med att skydda våra användare och oss själva mot bedrägeri, missbruk och kriminell verksamhet. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter för detta ändamål är vårt berättigade intresse.

Kamerabevakning

Vi behandlar biometriskt material i samband med kamerabevakning vid skyddsobjekt.

Följa rättsliga åtaganden

I vissa fall är vi skyldiga att behandla personuppgifter av hänsyn till andra rättsliga åtaganden. Ett exempel på detta är information som är kopplad till försäljning, som vi är skyldiga att bokföra och spara enligt bokföringslagen. Den rättsliga grunden för att behandla personuppgifter för detta ändamål är att behandlingen är nödvändig för att uppfylla ett rättsligt åtagande som åligger oss.

Vilka uppgifter samlar vi in – och varför?

Vi behandlar personuppgifter namn, e-post, telefonnummer, titel, företagstillhörighet i samband med:

• kommunikation
• marknadsföring
• IT-support för avtalskunder
• spontanansökningar och ansökningar vid ledig tjänst via hemsidan

Vi behandlar personuppgifter biometriskt material:

• kamerabevakning vid skyddsobjekt

Vi använder uppgifterna för att:

• hantera support- och avtalsärenden
• kommunicera med dig
• skicka nyhetsbrev och inbjudningar
• skicka högtidshälsningar
• bevaka skyddsobjekt
• skicka kundundersökningar

Uppgifterna sparas bara så länge de behövs för ändamålet eller enligt lag.

Vem får ta del av uppgifterna?

Uppgifterna kan delas inom UCS-koncernen och med tredje part (t.ex. systemleverantör) om det krävs för våra tjänster. Leverantörer vi samarbetar med har avtal som säkerställer att personuppgifter hanteras korrekt. Vi säljer eller byter aldrig dina uppgifter i marknadsföringssyfte. Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter om vi är skyldiga enligt lag. All data lagras inom EU och vi rensar regelbundet inaktuella uppgifter.

Hur skyddar vi dina uppgifter?

Endast behöriga personer har tillgång till personuppgifter. Uppgifter lagras i system med lösenordsskydd och säkerhetskopiering. Vid överföring till personuppgiftsbiträden säkerställs biträdesavtal enligt GDPR artikel 28.

Dina rättigheter, använd kontaktinformation nedan

• Generellt
  Vi har skapat en funktionsbrevlåda avsedd specifikt för hantering av begäran i linje med ’Den registrerades rättigheter’. Funktionsbrevlådan till vilken du ska skicka din begäran administreras av GDPR-ansvarig hos UCS IT och har adressen gdpr@ucsit.se
• Rätt till radering
  Du har rätt att få dina personuppgifter raderade utan dröjsmål. Du kan när som helst begära att vi raderar uppgifter om dig själv. Men notera att information som vi är skyldiga att behålla av hänsyn till andra rättsliga åtaganden (som till exempel bokföringslagen) inte kommer att raderas.
• Rätt till rättelse
  Du har rätt att begära att vi rättar eller kompletterar uppgifter som är felaktiga eller vilseledande. Du har också rätt att komplettera med relevanta personuppgifter som saknas hos oss.
• Rätt att ta del av personuppgifter
  Rätten till tillgång innebär att du kan vända dig till oss som Personuppgiftsansvarig för att veta om vi behandlar personuppgifter som rör dig. Om så är fallet har du rätt att få en kopia på kategorierna av personuppgifterna och information om hur de används i form av en sammanställning. En gång per år kan rätten åberopas kostnadsfritt. Därefter tar vi en avgift för att täcka administrationen av begäran.
• Rätt till information
  Rätten till information innebär att du i regel ska få viss information både när Personuppgifterna samlas in och när du begär det. Om det händer något med dina Personuppgifter som kan påverka dig negativt har du rätt att få veta det. Rättigheten gäller inte om du redan har tillgång till informationen.
• Rätt till begränsning
  Rätt till begränsning av behandling av dina personuppgifter handlar om att du i vissa särskilda situationer har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.
• Rätt att invända
  Vi som personuppgiftsansvarig är skyldig att informera dig om din rätt att invända. Det ska framgå senast vid vårt första kontakttillfälle och informationen ska lämnas klart, tydligt och åtskilt från annan information.
• Rätt att flytta personuppgifter – dataportabilitet
  Om du har samtyckt till att lämna dina personuppgifter till en personuppgiftsansvarig eller om du har lämnat personuppgifter med anledning av ett avtal kan du begära att få ut personuppgifterna. Du kan också begära att personuppgifterna ska överföras till en annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt genomförbart.

Så länge sparar & gallrar vi uppgifter

UCS IT bevarar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt för respektive ändamål eller så länge vi har en rättslig skyldighet att göra det.

Personuppgifter som behövs för att fullgöra avtal och rättsliga skyldigheter, såsom bokföring, sparas i sju (7) år efter räkenskapsårets slut.

Personuppgifter som behandlas för marknadsföring sparas tills du återkallar ditt samtycke eller invänder mot behandlingen.

Personuppgifter som behandlas för kund- och leverantörsrelationer gallras fem (5) år efter att relationen avslutats, om inte längre bevarande krävs av lag.

Personuppgifter som lämnats vid spontanansökan sparas i högst två (2) år efter ansökan.

Personuppgifter som samlats vid kamerabevakning sparas som huvudregel så kort tid som möjligt. Vår bedömning är 14 dagar löpande.

När uppgifterna inte längre behövs tas de bort eller anonymiseras i enlighet med företagets gallringsrutin.

Cookies på vår webbplats

För att få webbplatsen att fungera ordentligt använder vi oss av cookies. Cookies är små textfiler som lagras i din dator. Ofta handlar det om särskild information, så som förvalda språkinställningar, som tack vare cookies snabbt kan återläsas nästa gång du besöker vår hemsida (beroende på cookiens livslängd).

Nödvändiga cookies behövs för att du ska kunna använda vår webbplats på ett optimalt sätt. Dessa raderas när du stänger din webbläsare. De nödvändiga cookies vi använder på vår webbplats är följande.

Inställningar för cookies

För att du ska slippa göra inställningen för cookies varje gång du besöker vår webbplats, sparar vi dina preferenser i en cookie. Ingen övrig information om dig sparas i cookien.

Funktionella cookies

Cookies som används för webbanalys kan spara information om ditt användande av webbplatsen. Denna data är anonym, och används för att vi ska kunna mäta prestanda för att förbättra din upplevelse. De cookies för webbanalys som används på vår webbplats är: aboutcookies.org.

Hantering av personuppgiftsincidenter

Alla personuppgiftsincidenter är säkerhetsincidenter, men alla säkerhetsincidenter är inte nödvändigtvis personuppgiftsincidenter. Detta är fallet om inga personuppgifter är involverade i säkerhetsincidenten.

Vanliga Personuppgiftsincidenter inkluderar bland annat borttappade eller stulna enheter, felskickad information och obehörig åtkomst, vilket kan leda till både identitetsstöld och ekonomisk skada.

UCS IT har en process för rapportering och hantering av personuppgiftsincidenter.

Medarbetares medvetande om säkerhet och GDPR

För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett korrekt och säkert sätt ska medarbetare ha den kunskap och medvetenhet som krävs utifrån deras arbetsuppgifter och ansvar. Medarbetare som behandlar personuppgifter ska få relevant information och utbildning om dataskydd, informationssäkerhet och företagets interna regler och rutiner.